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如何策划年会活动以及注意有哪些

作者:上海vnsr威尼斯城官网登入公司 来源:www.chengxinchuanmei.com 发布时间:2019-11-12 10:00:41

  年会活动作为公司年底的最后一个活动,为了回报公司员工一整年的付出,一定要举办的有声有色,那么如何策划一场年会活动呢以及有哪些注意事项。

 

一、如何策划年会活动

  (一)、会前沟通阶段

  1、年会对象:经销商?客户?员工?

  2、年会类型:如经销商联谊、答谢客户、员工总结、公司总结、公司联谊、年终奖励、公司聚餐等。

  3、年会调性:正式严肃?娱乐狂欢?

  4、年会预算:大概预算多少?

  5、年会时间:大概定在什么时间举行?

  6、年会形式:联欢茶话会(工作报告+内部表演节目+晚宴),大型歌舞团拜会(行业展望+知名主持人明星+各公司代表节目+媒体宣传),群英汇(集团各公司汇报展望+会议+晚宴),户外拓展培训会(专业培训+拓展训练+团队积分比拼),演艺大比拼(小电影+服装秀+歌神k歌+集体舞+宴会),旅游狂欢(周年纪念+答谢用户+旅游+party+演出)等。

  7、场地联系:最好选出3个合适的场地,然后从中选择最合适的,其他两个作为备选项。

  8、场地预定:时间确定后马上预定场地,年底会议集中,场地紧俏。

  (二)、年会策划阶段

  1、组建团队:确定年会工作小组,分工协作,需要从别部门调配人员的需要提前打招呼。

  2、方案拟定:年会方案经过撰写,讨论,审核,公司确认之后方可发布。

  3、外包团队选择:方案确定后,哪些事项需要外包的,需要提前选择。比如宣传片拍摄制作、场地舞台搭建、舞蹈演出等。

  4、流程设计:设计年会流程,考虑时间、交通、气候因素。

  一般年会流程有①、开场舞②、领导致辞③、颁奖④、员工代表讲话⑤、节目演出⑥、晚宴⑦、互动小游戏⑧、谢幕等;如果要玩出科技感,抽奖环节可以选择微信摇一摇抽奖,现场火爆,还可以设置微信摇一摇抢红包环节,由公司、部门或领导分批发红包,员工摇一摇抢红包。

  5、设计年会亮点:增加年会科技感,通过年会微主页、3D签到墙、摇一摇抽奖等调动现场氛围;如果有条件,年会现场进行视频直播,让客户及员工家长能够看到企业年会。

  6、人员分工(表格):分工要明确、具体,各任务项表述清楚,有时间节点。

  7、物料需求(表格):要明确列出所有需要的物料,通常包含奖品礼品类、年会资料类、现场包装类等。

  (三)、年会筹备阶段

  1、预算申请:尽早申请,走审批、拨款流程。

  2、嘉宾邀约:确认嘉宾是否演讲。如有需要,可制作H5邀请函。

  3、员工通知:如果企业员工较多,确认是否分批举办,明确员工在何时参加。

  大公司可选择制作年会微主页,年会流程通知、节目预告、现场抽奖游戏、视频直播、在线投票等板块都可以在年会微主页展现。

  4、优秀员工评选:一般公司年底都有优秀员工评选(现在比较流行在线投票)。需要和牵头评选优秀员工的部门对接好,提前拿到优秀员工的名单。便于拍摄花絮,或者联系员工家长,让家长微信传来祝贺员工得奖的小视频等。(亮点和泪点)

  5、年会文件:视频类(企业宣传片、精彩花絮、优秀员工感言等);音频类(主题音乐、舞蹈、歌曲配乐等);PPT类(领导讲话稿、员工发言稿等);图片类(年会主题图片、颁奖、抽奖背景图片等);文档类(主持词等)。

  6、物料制作、采购:按照物料清单,采购、制作。如会场欢迎牌、指示牌、桌牌、易拉宝、签到墙、主背景以及年会所需道具、奖品等。

  7、节目征集、编排:面向公司征集节目,安排审核、彩排时间。

  8、现场彩排:一定要预留彩排时间,如有节目,最好安排一次带妆彩排。

  (四)、现场布置阶段

  1、布置时间:至少提前一天布置场地。

  2、设备布置:会议所需网络、电脑、音响等;桌椅摆放,茶水、礼品到位。

  3、会场指引:会场欢迎牌、指示牌、易拉宝等。

  4、主舞台搭建:协调酒店方或广告公司完成现场主舞台及签到墙搭建。

  (五)、现场实施阶段

  1、接待服务:嘉宾接待服务,需要礼仪的话提前聘请或面向公司员工征集志愿者。

  2、暖场:通过3D签到墙,主持人互动等调动现场氛围。

  3、现场服务:茶水、点心(督促酒店方完成),礼仪引导服务等。

  4、PPT控制:控制嘉宾演讲时间,PPT上加上演讲倒计时,或者制作时间提示牌。

  5、演讲次序:嘉宾出场次序在会前应该确认好。

  6、音频、视频播放:提前收集音乐、视频,编号次序,现场配合播放。

  7、餐饮安排:坐席安排,餐饮安排(控制好上菜时间)。如有领导、嘉宾,最好安排几个人负责开车(不能喝酒)或者提前预定代驾服务。

  8、直播、摄像:会前列好拍照需求,安排专人负责。

  (六)、会后总结阶段

  1、年会总结报告:总结得失,为明年年会做准备(对内,仅供自己参考)。

  2、节目评奖:评选优秀节目,给予奖励。也可通过现场大屏幕现场抽奖、现场颁奖。

  3、宣传文章:撰写宣传文章,进行宣传推广(对客户)。

  4、照片整理:整理现场照片,发给公司相关人员,或做成相册。

  5、视频剪辑:现场年会视频剪辑、储存,或做成光盘、U盘等。

 

二、年会策划注意事项

  1.确定年会工作小组,明确人员工作职责。

  2.方案撰写。需要外包的事项要尽快安排。比如摄影摄像、舞台搭建、舞蹈演出等。

  3.流程策划设计。需要邀请嘉宾的需要尽快与嘉宾落实,这里使用H5邀请函是最方便不过的了。

  4.年会文件准备。包括现场PPT、音频、视频等资料。

  5.年会的通知与宣传:提前一周将年会通知发往各处室,做好宣传工作,确保全员知悉。(如有员工需要表演节目或者发表总结演讲,需更早通知员工)

  6.物料制作及采购:条幅、抽奖礼品、年会席位人名牌、笔、纸;游戏所用道具;抽奖箱;会议所需矿泉水、酒宴所需酒水、各类零食等。

  7.现场布置:提前至少一天布置场地。检查硬件设备是否完善可用,会场指引是否清晰明确,舞台搭建是否安全稳固。

  8.年会正式开始之前要做好彩排,保证活动的顺利完成。

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